“档案”一词的由来

在原始社会里，人们靠语言表达和交流思想和经验。随着社会的发展，为适应复杂的社会生产和生活，人们创造了结绳、刻契等记事方法。结绳与刻契可以说就是档案最早的起源。我国的档案工作从夏代开始，国内现存最早的文字档案是二十世纪初。在河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞，也称甲骨档案。档案一词最早出自明朝杨宾的《柳边纪略》一书。

什么是文件？

文件是指某机构或个人在活动中形成或接收的记录信息，它由足以为该活动提供凭证的内容、背景和结构三要素组成，而不论其形式或载体如何。文件的基本结构是它的记录形式。

什么是档案？

过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是一种具有悠久历史的事物，我国目前现存的最古老的档案是距今已有３０００多年历史的甲骨档案。之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等，以及我们今天所看到最多的纸质档案。近百年来，由于科技的发展，档案的形式日渐增多，大量出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。

何谓“全宗”？

机关、团体、企事业单位和其他组织或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体，一个立档单位在其全部活动中形成的档案即是一个全宗，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

何谓“档号”

档号：档案实体编号的总称，包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

何谓“案卷”

案卷 ：机关工作中形成的大量文件在办理完毕后要加以系统的整理，整理的最终结果把零散的单份文件组合在一起，形成一个个文件数量不等的篇合体，这些文件的集合体就叫做案卷。这种把零散文件组合成案卷的工作就是文书立卷工作。

何谓“归档”

归档是指各机关单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给机关单位档案室保存。在我国，归档已成为党和国家明文规定的一项制度。

在正常情况下，机关单位档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。

档案制成材料的演变

档案是人类社会进步的产物，也是人类文明的标志，从我国档案制成材料的演变历史来看，它大致经历了如下的过程：从殷商时期的甲骨到西周时期出现了青铜器，到春秋战国时期以竹简、木片为主，秦代时又在此基础上出现了大量的刻石，两汉时期除了使用竹简、木片以外，还使用了缣帛，到了东晋时期，由于造纸术的发展，纸张成为档案主要的书写材料，直至近、现代，出现了唱片、录音带、录像带、磁盘、光盘等光、电子载体。档案制成材料的演变历史鲜明地反映出社会的文明状态。

司马迁及其《史记》

在我国古代，档案工作与史学研究工作是密不可分的，而且具有利用档案史料编纂史学著作的优良传统。西汉伟大的史学家司马迁编纂的历史巨著─《史记》就是其中最杰出的代表。司马迁出身于史官门第，自幼就接触到各种档案典籍，他父亲死后，司马迁继承父业，任太史令，掌管西汉中央政府的档案典籍，正是在这样的有利条件下，司马迁以丰富的档案典籍为依据，先后经过十多年的艰苦、辛勤劳作，终于完成了我国第一部纪传体的通史─《史记》。《史记》记述了上自传说中的黄帝，下至汉武帝时期三千多年的历史，凡有关历代制度、经济、天文、地理、历法、音乐、水利以及事件、人物、民族等尽收其中，堪称是当时的一部百科全书。司马迁编纂《史记》，为我国档案利用工作树立了光辉的典范。