依托南宁北站房工程开展了基于业务系统的电子档案管理在铁路站房工程建设应用中的探索，利用OCR技术、全文检索技术,基于自定义规则化配置开发了B/S与C/S相结合的质检资料管理系统。该质检资料管理系统将信息化业务系统中提取的元数据进行封装形成电子文件，实现了档案的工程全生命周期管理，有效解决了电子档案管理过程中出现的资源浪费、大量返工、重复填报和缺乏真实性的问题。

引 言

铁路站房建设是关系到国计民生的大型基建工程，由于其投资规模大、建设管理工作复杂等特点，将形成大量的工程文件，利用信息化手段对铁路站房工程建设产生的相关工程文件进行管理，形成电子档案，可更加客观真实的记录铁路工程建设的实施过程，保证铁路工程建设质量，提高管理效率。

铁路工程建设项目档案管理信息化的研究和应用在我国已经有十多年的历史，目前，在应用中的档案电子信息化的方式主要有两种：

（1）静态纸质资料PDF扫描

即将纸质完整档案通过使用扫描仪转换成电子档案的一种方式，常见的格式为PDF。这种方式的好处是可以方便存档、传输和共享文档，同时也可减少对纸质材料的依赖性。

（2）“机打手签”

即参建单位在信息化系统中下载各种用表，手工填写记录各项工程数据形成电子文件后进行打印，在纸质文件上手写签名形成纸质档案，并通过PDF扫描后进行档案组卷。该方式以原始的电子文件为基础进行制作电子档案，又为了获得纸质档案副本并进行签字，此种线上线下“双套制”档案管理的方式是对静态纸质资料进行PDF扫描方式的改进，亦是一种在技术条件和政策条件不成熟情况下对“档案电子化交付”的无奈之举。

虽然，以上两种方式是对铁路工程建设档案管理信息化的进一步尝试，但是由于需要线上、线下资料填报相结合，很容易陷入“重复填报”的填报式怪圈，造成不必要的资源浪费；另由于各个表格之间存在一定的逻辑关系，如档案审核时发现问题需整改资料，会造成大面积的资料返工；同时，因无法对纸质档案内容进行识别，档案的数据无法获取，在后期运营时，难以检索和查找，档案利用困难。最后，由于仍需各档案填报员手工填写各项数据，电子档案的真实性、准确性和完整性并不能保证。

鉴于此，仍需对铁路工程建设项目档案管理信息化的研究和应用做进一步的探索，以解决电子档案管理过程中出现的资源浪费、大量返工、重复填报和缺乏真实性的问题。

1 工程概况和特点

南宁北站位于南宁市武鸣城区以西，东盟经开区以东，于2021年12月1日开工，计划于2023年6月30日竣工，是新建贵阳至南宁铁路项目沿线规模最大的一座车站。其整体建筑面积为65893㎡，站房建筑面积30000㎡（不含地下城市综合通廊面积15296㎡），其中高架候车面积17079.9㎡，侧式站房建筑面积为7216.3㎡，出站区域面积为5703.8㎡，有柱雨棚面积为8300㎡，无柱雨棚面积为7140㎡，配套生产生活房屋面积合计22690㎡。站房中心里程为DK472+408，主要分为五层：地铁站台层、地铁站厅层、出站层、承轨层(含站台板层)、高架候车层(局部设有设备或商业夹层)。站房建筑±0绝对标高为128.138m，建筑最高点相对标高为36.795m，站前平台标高为±0m。站场规模为3台8线，设450m×12m×1.25m岛式站台3座,站台上设450m*12m两侧为有柱雨棚，中间202.5m范围内桥建合一结构，进站楼扶梯部分为无柱雨棚。其中，无站台柱雨棚采用钢结构框架，柱采用钢管混凝土,梁采用箱型截面梁；站台雨棚采用钢结构,雨棚屋面板采用压型钢板。

图1南宁北站BIM展示效果图

南宁北站工程规模大，结构复杂，在施工管理方面具有以下特点：

（1）工程规模大，形成文件多

南宁北站工程体量大，工程包括南宁北站、站区综合楼、综合工区房屋以及公安综合楼等多个单体工程，工程规模大，形成工程资料文件多，人工资料管理困难。

（2）涉及专业多，资料复杂

本工程包括混凝土结构、钢结构、幕墙、金属屋面、装饰装修、给排水及供暖、通风及空调、电梯、电气、消防、智能化、防雷及配套工程等工程，专业工程多，资料复杂。

（3）工期紧，验收标准严格

南宁北站建设周期短，工期要求紧，且验收标准严格。建设单位要求其全部工程需一次性通过静态验收、动态验收、初步验收、安全评估、开通达标评定和正式验收，对竣工文件验收的标准高。

2 电子档案系统的实施策划

针对于南宁北站工程体量大、文件多、资料复杂、竣工文件验收标准严格等施工管理方面的特点，项目信息化各参与方利用信息化手段为其站房工程建设电子档案管理制定了详细的实施策划方案，以提高管理效率，减轻项目验收在竣工档案验收方面的压力。

（1）实现档案管理的三个转变

目前，铁路工程建设中的档案电子化多采用“静态纸质资料PDF扫描”和“机打手签”的方式，只是形式上的电子化,并没有从文件产生的源头进行控制,从工程文件全生命周期进行档案的电子化管理。因此，应当对电子档案的管理进行优化,逐步实现项目档案管理的三个转变;从管理传统的纸质档案向管理电子档案转变，从管理电子文档向数字化文档过程管理转变,从仅管理终版文件向工程全生命周期文件管理转变。工程建设过程中各部门(单位)应当共同参与、共同协作，各自对自己的环节负责,对自己的产出物负责。

（2）对业务系统进行适应性改造

根据新修订的《档案法》的要求：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”，其中“来源可靠”的含义是指文件应在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久，由直接经办人或其业务研究使用的信息系统直接形成。在整体信息化的数字转型中，要做到向数字化文档过程管理和工程全生命周期文件管理的转变，需统一主数据和元数据，使各种业务数据在数据中台完成交换、清洗和治理、存储，并形成数据资产。在铁路工程的建造过程中，要想实现档案的工程全生命周期管理，需在信息化业务系统中获取元数据并进行封装，现阶段铁路工程建造所采用的电子档案系统多基于“静态纸质资料PDF扫描”或者“机打手签”的方式进行，其档案数据多为事后填写的二手静态数据，真实性和完整性难以保证，因此，业务系统必须按照标准进行适应性改造，可将原本用于辅助工程建造信息化管理的质检系统、检验批系统、施工日志等业务系统进行适应性改造，使其直接生成电子档案，以便保证电子档案中形成电子文件的真实性、可用性、和完整性。

（3）采用在线审批和电子签章

按照《中华人民共和国电子签名法》和《电子文件管理暂行办法》等文件要求，元数据作为电子档案管理不可或缺的关键内容，对于电子文件的准确性、完整性、可用性和安全性，以及检索利用都具有重要的作用。通过业务系统中生成的元数据形成的电子文件，经过线上档案的权限控制、安全性控制和流程控制，且经过电子签名和签章，在系统中形成的文件要素合规，不仅具有审批记录且具备法律效力，可形成满足国家相关法律、法规要求的电子文件和电子档案。

3 系统架构

根据铁总档史〔2018〕29号《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》的中的规定，应当对施工竣工阶段各标段的竣工报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、检验批施工质量验收记录等施工文件进行归档。基于以上技术路线和29号文对铁路建设项目档案管理的要求，在南宁北站建立质检资料管理系统。该系统是基于自定义规则化配置开发平台开发的B/S与C/S相结合的电子档案管理系统，系统应用集成了OCR技术、全文检索技术，通过强大的自定义表单及工作流引擎，实现对档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理。系统采用业务授权、访问权限管理的模式，可以满足集中式或分布式规范化管理的需求，且结合元数据提取策略、电子文件完整性校验策略、CA电子签章有效性校验策略，以确保电子文件的真实性、可靠性、完整性。质检资料管理系统架构图如图2所示。

图2 质检资料管理系统架构图

4 应用实践

在南宁北站试点应用的铁路站房质检资料管理系统是基于检验批施工质量验收建立的电子资料档案管理系统，不仅可完成施工测量、施工记录、工序检验、监理抽检等各类质量检验工作，亦可实现从项目开工、项目过程施工到项目竣工全过程的电子文件的档案信息化管理。系统的主要功能如下：

（1）工程结构划分

根据《高速铁路竣工验收办法》以及铁总档史〔2018〕29号《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》中规定的验收标准，南宁北站质检资料管理系统根据WBS工程结构划分，在系统中内置了站房工程所有类型的工程结构划分模板，用户只需根据项目划分表对照系统划分模板创建工程结构树。该操作简单、高效，可保证项目工程结构划分的完整性、统一性、准确性。

图3 质检资料管理系统工程结构划分展示图

（2）固化工序用表

质检资料管理系统在工程结构划分的基础上，根据各工序节点固化了资料验收表格，可保证整个项目质检资料用表目录统一、标准，并能自动统计用表数量；且可按照文件归档要求，对所有工序用表进行统一排序，以保证最终归档资料文件排序一致。

图4 质检资料管理系统各类工序用表展示图

（3）数据信息引用

质检资料管理系统中内置了全套名称规则以及表格间的引用关系，用户只需登记项目基本信息，完成工程结构划分，所有表格的基本信息、工程部位等内容均可自动引用，且能对新填报的数据与系统内置规范进行自动对比，智能判断填写数据是否符合内置规范。此功能不仅可大大减少重复录入工作量，亦保证了表格名称信息的统一性。

图5 质检资料管理系统数据信息引用展示图

（4）签章在线审批

根据项目质量管理的审批流程，系统进行流程固化。按施工单位内部审批→监理单位审批→施工单位归档的模式在系统中完成文档编制与审批工作。同时采用CA认证电子签名和电子签章，系统后台直接将数字证书的密码通过手机短信发送至申请人本人或授权经办人，保障密码使用的安全，从而形成符合国家、行业要求的电子文件以方便直接移交相关档案部门。并且，在系统中可实时查看签名和签章时间类别等信息。

图6 质检资料管理系统在线审批流程图

图7 质检资料管理系统CA签章签名效果图

图8 质检资料管理系统CA签章签名留痕展示图

（5）资料组卷和移交

在签章审批完成后，可根据案卷题名规则自动形成文件题名，并对已形成的文件自动形成著录项，实现文件题名规则化。并可设置分卷规则、档号规则等预立案卷规则，启动收集功能后，系统将按照规则自动生成相应电子案卷，并按照规则自动归集符合国家、行业要求的电子文件，随后移交至档案部门。

5 应用效益分析

经项目验证，在南宁北站房工程项目的应用实践中，该质检资料管理系统与传统的电子档案系统相比，取得了良好的经济效益、管理效益和安全效益，具体如下：

（1）经济效益

根据数据间的信息引用关系，利用质检档案管理系统填写资料出错后方便修改，可提高档案质量、降低返工率、提高工作效率、缩短项目档案验收周期，该项目累计节约档案整理周期20天；同时，由于系统是基于质检管理检索搜集的资料数据，不需要后期集体填写档案，亦减少了办公场地、档案专业人员及耗材的投入，缩减了项目档案编制成本。

（2）管理效益

变事后集中整理编制档案为过程控制，可改变以往项目文档的收集与整理进度严重滞后于工程施工建设进度的现象，提升进度管理；同时，通过归档管理体系，过程中实时可把控项目电子文件的收集、整理及归档的质量及进度；另相对于传统的纸质档案来说，质检资料管理系统中的数据可以通过信息化技术手段快速检索、抽取，对数据信息进行分类、统计汇总等，可以更高效、便捷的满足使用者的各种管理需求。

（3）安全效益

质检档案管理系统的电子文件的形成过程，需要获取完整的电子文件元数据并进行封装，可保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性；另外，在对电子文件的来源进行追溯时，可以清楚的查询到电子文件形成的软件环境、硬件环境、时间、地点、人物等完整的元数据信息，保证电子文件的来源可靠、程序规范和要素合规，具有一定的安全效益。

6 总结

通过南宁北站房工程中的试点应用，构建了铁路站房质检资料管理系统，分析了电子档案管理信息化的现状和南宁北站房工程施工管理方面的难点后，针对性的制定了基于业务系统的电子档案管理的技术路线，以通过获取元数据的方式实现档案从只管理终版文件向管理工程全生命周期文件转变。有效地提升了施工管理效率，取得了较显著的经济、管理、社会效益，为其他类似站房工程档案管理提供了借鉴和参考。