总政治部

中国人民解放军干部档案管理规定

〔2003〕政字第3号 （2003年6月11日）

第一章 总 则

第一条为了加强军队干部档案管理工作，提高干部档案科学化、制度化、规范化、信息化管理水平，充分发挥干部档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中国人民解放军档案工作条例》和中央军委关于干部工作的方针政策，结合军队干部档案管理工作实际，制定本规定。

第二条中国人民解放军现役军官、文职干部，以及由军队管理的离休、退休干部的档案管理适用本规定。

第三条 军队干部档案，是有关组织在干部使用管理及个人在社会活动中形成，反映干部政治表现、品德作风、能力水平、工作实绩、个人经历、职级待遇等历史和现实情况，具有保存、查考价值的文字、图表、声像等凭证性材料，经干部部门收集、鉴别、整理后以干部个人为单位建立的专门案卷。

军队干部档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是军队档案的重要组成部分。

第四条军队干部档案管理是干部工作的重要组成部分，其基本任务是：

（一）建立干部档案；

（二）收集、鉴别、整理干部档案材料；

（三）记载干部履历书项目变化情况；

（四）办理干部档案的查阅、借用和转递；

（五）保管干部档案，做好安全保密工作；

（六）落实干部档案管理各项规章制度；

（七）抓好干部档案管理基础建设和业务指导；

（八）推广、应用干部档案现代化管理技术；

（九）做好干部档案应急战备工作；

（十）办理干部档案其他有关工作。

第五条 军队干部档案管理的基本要求：内容准确完整，整理及时规范，保管严密安全，查阅快捷方便。

第六条军队干部档案管理，根据干部职务的任免权限，实行集中统一的管理原则和分级负责的管理体制。

总政治部干部部主管全军干部档案管理工作，并对全军干部档案管理工作实施业务指导。师（旅）级以上单位政治机关（干部部门）主管本单位的干部档案管理工作，由干部档案室或专人负责，并对所属单位干部档案管理工作实施业务指导。

第七条各级政治机关（干部部门）应当加强对干部档案管理工作的组织领导，分工一名领导负责，明确有关责任人员。

干部档案管理工作实行下列责任制：

（一）政治机关（干部部门）分管领导对干部档案管理工作负有领导责任，负责抓好本级和所属单位干部档案管理的基础建设、队伍建设、制度建设、经费保障，经常了解情况，提出要求，协调解决实际问题。

（二）干部档案管理部门主管领导对干部档案管理工作负有直接领导责任，负责干部档案管理的全面工作，组织完成各项工作任务，抓好各项规章制度的落实，定期组织本级和所属单位的业务培训，对所属单位干部档案管理工作进行经常性督促检查和业务指导。

（三）干部档案管理人员对干部档案管理工作负有直接责任，应当忠于职守，坚持原则，钻研业务，勇于创新，做好干部档案的建立、整理、保管、利用、转递等业务工作。

第二章 干部档案的管理范围

第八条师（旅）级以上单位政治机关（干部部门），分别管理本级任免权限内干部的档案正本，以及上级任免权限内本单位干部的档案副本或扫描档案。

第九条专业技术干部的档案，根据工作需要，可以下放一级任免权限管理。

第十条担任行政职务并兼任专业技术职务的干部，其档案按照行政职务的任免权限管理。

第十一条入院校学习的干部，其档案仍由该档案的管理部门管理。

第十二条军队管理的离休、退休干部，其档案仍由该档案的管理部门管理。

第十三条军队干部兼任地方职务，其档案仍由军队档案管理部门管理。

第十四条军队干部被判处徒刑、劳动教养，被开除军籍未移交地方，出国逾期不归，被俘、失踪、逃亡的，其档案仍由该档案的管理部门管理。

第十五条军队干部牺牲、病故或因其他原因死亡后，其档案按照下列规定管理：

（一）正师职、正局级以上干部，被中央军委授予荣誉称号的干部，当选为中国科学院或中国工程院院士的专业技术干部，其档案由该档案的管理部门保管2年后，移交总政治部档案馆永久保存；

（二）专业技术三级以上干部，被军队大军区级单位授予荣誉称号的干部，被中央、国家机关部委和地方省、自治区、直辖市授予荣誉称号的军队干部，其档案由该档案的管理部门保管2年后，移交大军区级单位档案馆永久保存；

（三）副师职、副局级和专业技术四级以下干部，其档案由该档案的管理部门保管2年后，移交大军区级单位档案馆，保存期限不少于60年；

（四）干部档案副本由原保管单位按照保密规定自行销毁。

第十六条干部档案管理人员及其亲属的档案，凡在本级管理的，由政治机关（干部部门）指定他人单独管理。

第三章 干部档案的分类和建立

第十七条干部档案分为正本和副本。

干部档案正本内容分为两部分。第一部分由反映干部政治表现、品德作风、能力水平、工作实绩、个人经历、职级待遇以及家庭和社会关系等情况的依据性材料构成；第二部分由反映干部的历史、现实表现，家庭、社会关系等情况的参考性材料构成。

干部档案副本由正本中主要材料的复制件、重复件等构成。

第十八条 下列材料应当收集归入干部档案正本第一部分：

（一）干部履历、自传材料，包括：干部履历书、干部履历变化补充报告表（干部基本情况变化登记表）、自传等；

（二）入伍、入团、入党材料，包括：入伍（参加革命工作）政审表、登记表、批准书，入团、入党志愿书，党员发展对象培养考察登记表，预备党员考察登记表，党员登记表，更改或确认入伍（参加革命工作）、入团、入党时间的批复、批注等；

（三）职级、军衔、工资、待遇材料，包括：职务任免、授予（晋升）军衔、确定（晋升）文职级别审批材料，专业技术职务（资格）评审、任命和确定、调整、改套专业技术等级审批材料，确定、调整、晋升薪金（工资）档次审批材料，当选中国科学院、中国工程院院士的有关材料，国家和军队各类重要培养对象的审批或证明材料，有突出贡献的中青年专家、享受各种特殊津贴和岗位津贴的审批材料；

（四）受训、学历材料，包括：入学批准书，全日制院校学员（生）、高等教育自学考试、电视大学、业余大学和函授学习的登记、毕（结）业材料，经组织认定的等级资格考试证书复印件，学历、学位和短期培训材料；

（五）奖惩材料，包括：嘉奖、立功、授予荣誉称号以及在各种表彰活动中评选的先进个人、优秀党（团）员材料，受党纪和军纪处分的请示、批复、决定、通令以及刑事处分等材料；

（六）专业技术类成果材料，包括：获得地方和军队各类专业技术成果奖励表彰的审批或证明材料，经组织认定的发明创造、科研和学术成果、参加军队和地方重大比赛获奖的证明材料或证书复印件；

（七）考核鉴定材料，包括：组织鉴定、考核评语、领导干部经济责任审计报告等材料；

（八） 家庭、社会关系材料，包括：干部配偶、子女情况以及家属随军、随调材料,干部直系亲属在国外的登记材料；

（九）离休、退休、转业、复员材料，包括：离休、退休、授予功勋荣誉章、转业、复员审批材料；

（十）伤亡材料，包括：评定伤残等级审批材料，干部牺牲、病故登记表，生平材料；

（十一）其他材料，包括：担任和当选军队、地方党内和人大、政协领导、代表、委员的登记材料，出国、出境审批材料，政治历史问题的结论材料，更改或确认姓名、民族以及出生时间等批复、批注，军人公民身份号码登记表等。

第十九条下列材料应当收集归入干部档案正本第二部分：

（一）个人历史、家庭成员、社会关系等情况的调查材料，结婚、离婚材料；

（二）更改或确认姓名、民族以及出生、入伍（参加革命工作）、入党（团）时间等证明材料；

（三）审查结论、处分的证据材料，个人检查、说明材料；

（四）献身国防志愿材料；

（五）体格检查、评残证明材料；

（六）其他有参考价值的材料。

第二十条首次任职的军官、文职干部，由其所在师（旅）级以上单位政治机关（干部部门）在3个月内建立干部档案正本。干部职务提升，其档案正本移交上级管理时，原干部档案管理部门可根据工作需要，建立干部档案副本，也可以用扫描档案代替档案副本。

第二十一条建立干部档案应当按照下列步骤和要求进行：

（一）首次任职的军官、文职干部，由本人按照要求填写《干部履历书》，经其所在单位政治机关（干部部门）逐项审查无误后，本人签字，加盖政治机关印章；

（二）收集干部近期照片2张和同版底片，1张照片贴于干部履历书规定位置，其余的装入档案照片袋内。照片规格为2寸正面免冠标准证件彩色照片，背景为红色或蓝色，着制式夏常服，不得戴有色眼镜、佩带饰物，照片背面注明干部姓名及所在单位；

（三）以士兵、院校毕业学员（生）、招收军队以外的专业技术人员和其他人员的档案材料为基础，收集其入伍、定职（级）、授衔、职务薪金（工资）档次、军衔工资标准等材料，补齐缺件，按照规定整理立卷。

第二十二条干部档案使用制式档案夹、档案盒。档案材料统一按16开型规格（长260毫米，宽184毫米）装订。

第四章 干部档案材料的收集和鉴别

第二十三条建立干部档案材料收集、报送制度。各级干部部门和其他相关部门，应当将形成的归档材料，在1个月内送交同级干部档案管理部门。干部档案管理部门收到归档材料后，属于上级干部部门归档的，应当在1个月内上报。对档案中缺少应有材料的，干部档案管理部门应当督促有关部门及时报送。任何部门和个人不得扣压、留存归档材料。

第二十四条干部被任命为副团职、副处级职务，或调整为专业技术九级后，应当在半年内撰写自传；干部被任命为正师职、正局级职务，或调整为专业技术六级后，应当在半年内续写自传；军职和专业技术三级以上干部根据统一部署续写自传。

自传由干部本人撰写、签名，所在单位政治机关对自传中干部的出生、入伍（参加革命工作）、入团、入党时间、学历、经历、奖惩等内容进行审查核实，加盖政治机关印章，报上一级政治机关复审，审核无误并加盖印章后，归入本人档案。

第二十五条定期收集补充干部照片。军官军衔变动、文职干部文职级别调整、军官与文职干部互改后，应当在1个月内收集其现衔级照片2张、底片1张，归入本人档案。

第二十六条干部牺牲、病故后，所在单位干部部门应当填写《干部牺牲、病故登记表》，及时送该档案的管理部门归档。

第二十七条对归档材料必须进行鉴别和检查。鉴别和检查的主要内容和要求：

（一）鉴别是否属于归档范围。符合本规定第十八、十九条所列的材料，均属于归档材料；不符合归档范围的材料不得归档；重份材料不再归档。

（二）检查审批手续是否完备。归档材料应当由组织形成或按规定程序报经组织审定，呈报单位和审批机关的意见、结果、印章等必须完备，归档的复印材料必须盖有认定机构的印章。审批手续不完备的不得归档。

（三）检查系列材料是否齐全完整。入伍、入党、受训。政审、处分以及更改或确认出生、入伍（参加革命工作）、入团、入党时间等形成的系列材料，不得缺份、缺页。

（四）检查书写墨迹是否符合要求。未使用黑色或蓝黑色墨水书写的材料，不得归档。

（五）检查项目填写是否准确规范。核对归档材料的干部姓名、出生时间、籍贯、部职别等项目，避免差错。

第二十八条对不属于归档范围、不符合归档要求的材料，按照下列办法处理：

（一）属于其他类别档案的材料，应当转给有关部门；

（二）属于个人保存的证件、证书、作品等，应当转交干部本人；

（三）涉及国家和军队重要机密的材料，应当退回形成材料的单位，对涉密内容进行处理，重新撰制后归档；

（四）对手续不完备、内容不准确、项目有涂改、墨迹易褪色的材料，应当与形成材料的单位联系，补充、完善或重新撰制后归档；

（五）对重份材料，可以转至下一级政治机关（干部部门）归入档案副本或销毁。

第五章 干部档案的整理

第二十九条干部档案整理的基本要求：归档及时，分类准确，编排有序，目录清楚，填写规范，装订整齐。

第三十条干部档案管理部门收到干部档案材料后，应当在1个月内整理归档。

第三十一条对符合归档要求的干部档案材料，根据内容分别归入档案正本的第一、二部分。第一部分按干部履历材料、自传材料、其他材料排列，分别以材料形成时间先后为序。第二部分以材料形成时间先后为序。

第三十二条干部档案材料应当编写页码。第一部分的干部履历材料、自传材料，分别编写连续页码。第一部分的其他材料和第二部分的材料，分别按照排列顺序编写连续页码。页码位于有内容的档案材料正面右上角、反面左上角。

第三十三条干部档案目录应当按照档案材料排列顺序和下列要求填写：

（一）填写“材料名称”，应当准确反映材料的主要内容。无题目的材料，应当编写题目；成套材料只编写一个题目；材料题目过长的，可适当简化。

（二）填写“材料时间”，采用材料形成的最后时间，年月日应当完整，一律使用阿拉伯数字。

（三）填写“材料页码”，只填每份材料的首页码。

（四）填写“整理人”，加盖整理人印章或填写姓名。

第三十四条在干部履历书中填写或更改有关内容，应当依据有关命令、通令、通知、批复、批注等文件，并符合下列规定：

（一）干部职务变动和入院校学习，填写在“入伍后的职历”栏内；“自何时起”栏填写命令、通知时间，职务等级。专业技术等级等起算时间与命令、通知时间不一致的，填写起算时间；部职别不得略写，不得用部队代号；上下相邻两行的单位、职务等名称相同时，应当详细填写，不得用其他词汇或符号等代替。

（二）干部军衔、文职级别，填写在“军衔、级别登记”栏内，薪金（工资）填写在“工资登记”栏内，注明批准首长或机关、命令（通知）时间、编号及起算时间。

（三）更改或确认姓名、民族以及出生、入伍（参加革命工作）、入团、入党时间等，应将变动情况填写在该项目附近空白处，加盖“此处改动，详见×页”的修改档案材料专用章，不得对干部履历书中原有内容涂改、覆盖。

第三十五条干部档案材料应当按照统一规格和下列要求整理装订：

（一）拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物；

（二）对纸张不符合规格、破损、折皱的材料，在不影响文字内容的前提下，采用裁剪、裱糊、折叠、展平等方法进行技术加工；

（三）在第一、二部分材料前，分别放置印有“第一部分”、“第二部分”字样的封面和材料目录（见附件一），在第二部分材料后放置封底；

（四）在材料左侧适当位置打孔，不得压字、伤字，将材料整齐后装入档案夹；

（五）档案夹装入档案盒中，档案盒脊背上半部粘贴印有编号、姓名、籍贯的标签。

第三十六条填写干部档案材料、干部履历书有关项目，一律使用黑色或蓝黑色墨水，字迹工整、清晰，不得使用繁体字、同音字和不规范的简化字。

第三十七条干部档案中的材料不得随意撤出，根据组织的批复、决定、结论等撤出材料时，应当在撤出材料处补入《撤出干部档案材料备考表》（见附件二）。干部档案目录不得更换。

第六章 干部档案的保管

第三十八条师（旅）级以上单位政治机关（干部部门），应当设置专门的干部档案库房、查阅室和管理人员办公室。

第三十九条干部档案库房面积一般每千卷20至25平方米。库房应当坚固、安全，配置铁质档案柜，配备灭火、防盗和必要的温湿度调控设备，达到防盗、防火、防潮、防蛀、防尘、防高温、防腐蚀的要求。库房应保持适宜的温湿度（温度14℃－24℃，相对湿度45%－65％）。

第四十条 干部档案管理部门应当定期检查、维护干部档案库房及设施，保持设备运转良好，库房整洁有序，防止事故隐患，发现问题及时解决。

第四十一条严格实行干部档案登记统计制度。建立档案材料接收、转递、查（借）阅、销毁登记簿，详细记载档案及材料进出、经办等情况；建立档案名册或卡片，定期对保管的档案进行核对，保证实有档案数量与应管数量相一致。

第四十二条干部档案管理人员岗位变动时，应当对接替人员进行业务培训，对所管档案进行清点，并履行交接手续。

第七章 干部档案的利用

第四十三条师（旅）级以上单位党委、政治机关的首长和干部部门，因工作需要，可以调用或查阅本级和所属单位管理的干部档案；其他业务部门，因工作需要查阅本级和所属单位管理的干部档案，由本部门领导签署意见，经同级干部部门领导同意后办理。

第四十四条查阅不属于本级和所属单位管理的干部档案，应当填报《查（借）阅干部档案审批表》（见附件三），按照下列规定办理审批手续：

（一）查阅大军区职干部的档案，经大军区级单位正职首长签署意见并加盖党委印章，由总政治部干部部领导审批；

（二）查阅军职、正师职、正局级干部的档案，干部部门查阅的，经大军区级单位干部部门领导签署意见并加盖干部部门印章；其他单位和部门查阅的，经大军区级单位政治部首长签署意见并加盖政治部印章，由其档案管理部门主管领导审批；

（三）查阅副师职、副局级、正团职、正处级、高级专业技术职务干部的档案，经军级单位政治部首长签署意见并加盖政治部印章，由其档案管理部门主管领导审批；

（四）查阅副团职、副处级、中级专业技术职务以下干部的档案，经师（旅）级单位政治部首长签署意见并加盖政治部印章，由其档案管理部门主管领导审批。

第四十五条 地方单位因工作需要，查阅军队干部的档案，按照下列规定办理审批手续：

（一）查阅军职以上干部的档案，经省（部）级单位党委（党组）负责人签署意见并加盖党委（党组）印章，由总政治部干部部领导审批；

（二）查阅师职、局级、高级专业技术职务干部的档案，经省（部）级单位组织（人事）部门负责人签署意见并加盖组织（人事）部门印章，由其档案管理部门主管领导审批；

（三）查阅团职、处级、中级专业技术职务以下干部的档案，经地（市）级单位组织（人事）部门负责人签署意见并加盖组织（人事）部门印章，由其档案管理部门主管领导审批。

第四十六条除本规定第四十三条的情形外，干部档案一般不外借。确因工作需要借阅干部档案，按照本规定第四十四、四十五条规定办理审批手续。

第四十七条 干部档案管理人员负责审核档案查（借）阅手续，根据查（借）阅理由，提供查（借）阅档案，限定查阅范围，说明注意事项，对摘抄、复制的档案材料进行审核，对利用后的档案进行检查。

第四十八条查（借）阅干部档案，应当遵守下列规定：

（一）查（借）阅人员必须是中国共产党党员干部。

（二）必须严格履行查（借）阅档案登记、签字手续。

（三）借阅档案应当妥善保管，不得转借他人或向无关人员泄露档案内容，用后及时归还，借阅期限不得超过1个月。

（四）严禁涂改、圈划、撤换、增加、污损、折皱档案材料。

（五）不得擅自摘抄、复制档案材料；需要摘抄、复制档案材料时，须经其档案管理部门主管领导批准；需要从干部档案材料中取证的，在摘抄、复制件上加盖“干部档案材料专用章”；摘抄、复制的材料，用毕由查阅单位自行销毁。

（六）不得查阅、借阅本人和亲属的档案。

第四十九条因特殊原因和紧急情况，干部部门通过电话查询干部档案，档案管理部门应当确认身份、问明理由，只提供被查询干部基本情况的个别项目。其他部门通过电话查询档案，一般不予受理。

第五十条干部部门经过允许和授权，可通过网络查阅干部档案。干部档案管理部门应当严格限定查阅档案范围和权限，采取访问控制、身份识别、数据加密、查阅日志等技术手段和保密措施，确保干部档案信息安全。

第八章 干部档案的转递

第五十一条转递干部档案和档案材料，应当及时准确，手续齐全，安全保密。

第五十二条根据工作需要和上级通知，师（旅）级以上单位政治机关（干部部门）可直接转递干部档案和档案材料。

干部职务任免、工作调动，涉及档案管理范围变动的，承办单位应当及时通知干部档案管理部门办理档案转递手续；干部档案管理部门应当依据干部档案管理范围，在一周内将其档案正本（含扫描档案及相关信息）、副本（含扫描档案及相关信息），分别转至新的档案管理部门。

干部被确定转业、复员后，将其档案转至安置地的省军区（卫戍区、警备区）转业干部工作办公室。

离休、退休干部在军队内跨单位安置，涉及档案管理范围变动的，退休干部移交地方安置的，将其档案转至接收单位。退休干部纳入安置计划后、移交安置前去世的，在遗属移交地方安置时，可视情将其档案转至接收单位。

第五十三条转递干部档案及材料，应当遵守下列规定：

（一）填写《干部档案材料转递单》（见附件四），成批移交的干部档案应当登记造册。

（二）对拟转出的干部档案，应当进行检查和整理，符合本规定第二十七条规定的，方可转出；转业、复员干部档案移交前，应当换用制式的档案封皮和转业（复员）干部档案袋（见附件五）。

（三）转递干部档案，应当通过机要通信邮寄或派专人取送，不得交干部本人携带。

（四）对转出干部档案逾期1个月未收到回执的，应当及时催要。

第五十四条接收单位应当对接收的干部档案及材料进行审查验收，在干部档案材料转递单回执上签名盖章后及时退回转出单位。对重要材料不齐全、手续不完备、有圈画、涂改未经确认的，应退回转出单位处理。

第九章 干部档案信息化建设

第五十五条师（旅）级以上单位政治机关（干部部门）应当将干部档案信息化作为干部工作信息化建设的重要内容，纳入整体建设规划，通盘考虑，加大投入力度，积极运用现代化设备和先进技术管理干部档案，逐步实现存储数字化、传输网络化、管理自动化、服务利用远程化，充分发挥干部档案信息资源的效益。

第五十六条干部档案管理部门应当运用统一配发的管理软件，录入本单位干部档案信息数据，建立干部档案数据库和查阅系统，运用计算机辅助完成干部档案管理工作。

第五十七条加强对干部档案数据库的管理，及时维护扫描档案和相关信息数据，定期检测、备份，确保档案信息数据的现实、准确、完整、安全。

第五十八条用于干部档案管理、查阅及载有相关档案信息数据的计算机，不得与国际互联网连接；与全军自动化指挥网或办公局域网连接时，应当严格遵守军队计算机网络安全保密的有关规定。

第十章 战时干部档案的管理

第五十九条师（旅）级以上单位政治机关（干部部门），应当制定战时干部档案管理工作预案，明确战前准备、临战转移、战时管理和战后恢复各个阶段的任务与要求，利用干部档案或数据库为战时干部工作服务。

第六十条遇有作战或突发性事件，应当根据上级决定和战时干部档案管理工作预案，将干部档案迅速转移到战备档案库房或指定位置，保障干部档案的安全和正常利用。

第六十一条及时收集整理战时干部任免、调配、奖惩、伤亡等情况的档案材料，维护干部档案数据库，为战时干部快速调整、补充、伤亡善后等工作提供准确依据。

第十一章 奖励与处分

第六十二条对在干部档案管理中取得突出成绩的单位和个人，依照《中国人民解放军纪律条令》的有关规定实施奖励。

第六十三条 违反本规定，有下列情形之一的，依照《中国人民解放军纪律条令》的有关规定，对相关责任人给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）工作渎职、失职，丢失、损毁重要档案材料，造成重大损失的；

（二）伪造、变造、擅自涂改档案材料，或出具假证明、假材料，造成严重后果的；

（三）擅自装入或撤出档案材料，情节严重的；

（四）其他严重违反干部档案管理规定的行为，影响恶劣的。

第十二章 附 则

第六十四条本规定由总政治部干部部负责解释。

第六十五条军队院校学员（生长干部）档案管理参照本规定执行。

第六十六条中国人民武装警察部队干部档案管理按照本规定执行。

第六十七条本规定自发布之日起施行。过去有关文件与本规定不一致的，以本规定为准。

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