第二节 秘书的基本职能 一、秘书职能的含义秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的 框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明 确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。 秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。 秘书职能与秘书业务、秘书实务的区分 1.秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与方法。 2.秘书业务与秘书实务均属于操作层面上的具体秘书事务，且因主管或组织的需要不同而各有不同。 3.秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。 二、秘书的基本职能 秘书的基本职能，是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，它可以给我们一个秘书职能作用的 大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。根据当前秘书工作的一般状况，其基本职能可概括为六项。 信息管理职能综合协调职能 督促检查职能参谋辅助职能 后勤保障职能“不管部”职能 （一）信息管理职能 秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大量的信息工作。

秘书信息工作已成为服务领导的重要的事务性和智谋性辅助工作。 办理文书是各级各类社会组织的一项经常性与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。办理文书的职能主要可分解为：依领导意图撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收文与发文两大系列；组织内部档案管理工作；与办文相关的信息工作等。 （二）综合协调职能 秘书机构的综合协调职能，是由领导授权、自身工作性质以及部门所处位置而决定的。秘书机构在组织管理框架中所处的位置，通常在各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点，接近领导，业务综合。它所代表的往往是整体利益而不是局部利益，也就自然成为最适合协助领导搞好综合协调工作的部门。 （三）督促检查职能 督促检查，是领导赋予秘书机构的一项重要职能。督促检查工作，是实施领导管理特别是决策管理过程中极其关键的环节。开展有效的督查，是贯彻落实有关政策法令，实现政令畅通、令行禁止的必要保证，有利于克服官僚主义、本位主义和形式主义等行政恶习。 （四）参谋辅助职能 秘书参谋是秘书围绕领导进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。它针对领导工作的具体需要为领导提供综合的、动态的和预测的信息及智能支持。

秘书伴随领导提供综合辅助的实践过程，实际上就是参与领导活动、运筹谋划的过程，涉及秘书参谋的领域和方法。秘书参谋的价值，潜隐在整个领导活动和社会组织管理的效果之中。 （五）后勤保障职能 后勤保障职能，是秘书机构保证领导机构正常、高效运转的一项重要职能。其工作范围很宽泛，主要是内部财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、国有资产与产权管理、职工生活管理、安全管理、职工福利与文化生活管理等。 （六）“不管部”职能 秘书机构为领导工作拾遗补缺，填补领导及组织管理工作中的空白点，是“不管部”职能的集中体现。秘书机构工作的全面性、综合性和相对超脱性，决定了它可以成为处理“不管”事务的最佳部门。 需要拾遗补缺的事务是“有限无穷”的。所为有限，是指它不得超越本级领导的职责范围，不得代替其他职能部门行使职权；说它无穷，是指具体的事务可大可小，可能很多，秘书部门就将其视为分内之事。 第三节 秘书职能实现的途径 一、秘书日常事务工作秘书日常事务工作，是指维持领导机构以及秘书 机构自身日常运转的一般性工作。这些工作具有日常性、基础性、程序的习惯性， 以及对领导管理工作影响的相对有限性等特点。

（一）办公用品管理 （二）接待工作 （三）安排领导活动 （四）值班工作  （五）通讯工作 （六）印章管理（七）保密工作 （一）办公用品管理 办公用品，是指在办公室工作中日常使用和消耗的物品。 办公用品管理三环节：办公用品的采购、办公用品的保管和办公用品的发放。 办公用品管理要：合理计划，保证重点；厉行节约，加强保管；要根据所在社会组织工作的实际需要，结合办公经费的具体情况，有计划、有步骤地逐步改善办公设备和办公条件。 （二）接待工作 重视接待：接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。 对象区分:秘书接待工作分为内宾接待和外宾接待。内宾接待指对国内各组织联系公务的人员的接待，也包括本组织来访群众的接待。随着组织对外开放程度不断加深，外宾接待工作也日益频繁。 讲究礼仪：直接关系到接待的质量、效果。 （三）安排领导活动 含义：就是对于领导的会议、面谈、出差、访问和组织的各项活动做出计划、督促实行和必要时调整而开展的一系列工作。 分类：领导公务活动分为外事活动和内事活动两类。通常检查工作、调查研究、集体视察、参观学习、以及领导需出席的仪式活动、宴请活动、纪念活动、慰问活动、节庆活动、庆功祝捷活动、悼念活动等。

注意事项：工作重点集中在对领导及组织活动的安排与协调方面。秘书应当遵循适当、适时、适事的原则做好这项工作。同时注意在活动安排中要原则性与灵活性相结合。 （四）值班工作 理由：为了能在下班之后或节假日休息时间有人处理临时发生的紧急事宜，做好安全保卫工作。 职责：承办紧急事宜；受理电话，做好记录，分别处理；接待来访，了解目的，及时汇报；接受、传递急文急电；记录重大事件。 （五）通讯工作 包括：建立健全通信工作制度；通信设备的采购；通讯设备的应用，诸如了解电话、电报、传真、电子邮件的特点并能够正确地操作和使用，熟悉国内函件、邮政快件、特快专递、电子函件的区别，掌握邮件发送和接收的程序和要求等；通信设备的日常维护。 随着电信技术、网络技术的迅猛发展，通信工作日益智能化和高效化。现代化的通信设备取代传统的通信方式，极大地提高了工作效率。 （六）印章管理 秘书管理的印章有两种：一是社会组织的公章，二是领导人因工作需要使用的个人名章。 各社会组织的公章，是本组织职权的象征，是本组织行使权力的重要工具，也是本组织职能作用在法律上的标志。印章代表该单位的政式署名，一份文件加盖单位的印章之后，表示此文件已得到盖章单位的认可，正式生效。

领导人的名章，一般属某项公务专用，它和单位公章一样具有处理公务的职能。 印章管理要制度化、规范化。要建立用印登记簿，内容包括用印时间、用印单位及经手人姓名、盖印份娄、批准人、经办人等。 加盖单位印章，原则上是哪一级的印章，须经相应的那一级负责人批准。原则上，对重大的事项，多使用本组织的公章，如系某一方面的业务活动，多使用部门印章。一般来说，能使用部门的印章，就不要使用本组织的公章。 加盖印章是使文件、材料生效的标志，所以印章要保持清洁，字迹清楚，印油均匀，使之清晰醒目。印章加盖要端正，不要倾斜，更不能颠倒。 （七）保密工作 保密工作就是从国家或社会组织的安全和利益出发，为将秘密控制在一定范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效的实现而采取的一切必要的手段和措施。 保密工作的内容主要包括：保密立法，保密宣传教育，建立健全保密规章制度，研制、开发和应用防泄密、防窃密的技术设备，依法进行保密监督检查，追查和处理泄密、窃密事件，开展保密工作的理论研究等。 秘书工作的性质和秘书部门有管理体系中的地位。 其保密事项主要有：文件保密，会议保密，新闻报到和出版的保密，涉外工作的保密，领导活动的保密，各种信息资料的保密，文书档案的保密，电子计算机保密，通信保密及网络保密等。

二、秘书专项业务工作 秘书专项业务工作，是指在维持领导机构以及秘书 机构自身日常运转的一般综合性工作基础上的一些专门 性或专业性工作。 （一）信息工作 （二）调查研究 （三）会务工作 （四）公文处理 （五）档案管理 （六）信访工作 （一）信息工作 主要内容：包括信息的收集、整理、筛选与鉴别、提炼与利用、分类与存储、传递等一系列活动。秘书信息工作的重点是信息的收集与加工。通过收集信息、研究信息，协助领导预见事物发展的趋势，在现实可行的基础上，形成新目标、新方案，使领导的决策有更可靠的现实基础。 秘书应具备五方面的能力一是信息获取能力二是信息选择能力三是信息预测能力四是信息处理能力五是信息运用能力 秘书信息能力的重点是信息的加工，可分为初级加工和高级加工。 初级加工是对原始信息进行去粗取精、去伪存真、聚同分异的工作。它一般不产生新的高级信息，是信息高级加工的必要前提。 高级加工就是对信息的分析研究，是对初级加工后的二次信息进行分析、综合与推断，并产生出反映事物本质规律的高级信息的过程。 （二）调查研究 含义：调查是通过各种方式和手段，有目的地了解和掌握客观事物实际情况的感性认识活动；研究是对调查所获得的材料进行科学的分析综合，从中把握客观事物的内在本质及其发展规律，得出正确结论的认识活动。

调查是研究的前提和基础，研究是调查的发展和升华。 调查研究前的准备工作 一是确定调查研究的目的和对象。 二是学习并准备有关资料。 三是制订调研计划，拟写调查提纲。 调查与研究，并非截然分开。通常是有调查有研究，边调查边研究，在调查中研究、在研究中调查。概而言之，研究是对经调查掌握的事实材料进行分类、鉴别、补遗和分析、归纳、推理，从中找出事物的特点、实质、规律和解决问题的方法的行为过程。 （三）会务工作 含义：会议是各级各类社会组织实施管理的重要手段。对于发扬民主，交流思想，通达情况，协调意见和行动，促进团结，进行决策，贯彻政策，加快工作节奏，加速问题的解决，实现集中统一领导，都具有重要作用。 过多的或质量低劣的会议，的确存在严重的负面效应，极易造成信息重复，加大人力、物力和财力的浪费，并不断助长官僚主义、形式主义和吃喝馈赠等不良风气。 会务工作任务：会前认真负责地做好准备；会中要严密正确地组织好各项活动，热情周到地搞好服务工作；会后要妥善地处理一切有关事宜。 重要的会议或大、中型会议结束后，应该及时进行会务工作总结，以便积累经验，找出问题，作为日后召开同类会议的借鉴。 会议的文书工作，是整个会务工作极为重要的构成部分。

主要包括拟订会议文书的准备方案，代替或协助领导起草、审核及修改会议文件，发放会议文件，处理会议文件的清理、回收、登记、销毁以及立卷存档工作等。 （四）公文处理 含义：公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法，围绕对社会组织公文的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。 要求：准确而周密，确保质量；迅速而及时，注重时效；安全可靠，切实保密；加强集中统一管理。还要精简文件，结合实际，反对官僚主义和文牍主义。 六盘水师范学院中国语言文学系 秘书学概论第三章 秘书职能 秘书机构及其设置 秘书的基本职能 秘书职能实现的途径 一、秘书机构的含义与特点 （一） 秘书机构的含义秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。“秘书机构”与“秘书部门”“秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。 广义的秘书机构指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。

统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。狭义的秘书机构指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。（二）秘书机构的特点 附属性 辅助性 综合性 附属性 任何秘书机构都直接隶属于社会组织的领导机构，在领导机构下设置，处于一个特殊的位置。社会组织，必设秘书机构，为领导从事一切辅助性工作。 综合性 秘书机构的主要活动是围绕领导活动展开的，涉及面非常广。既有收集信息、提出意见和建议、提交方案的参谋性工作；也有协助控制、沟通协调的综合性工作；还有起草文件、办会办事、立卷归档等事务性工作。所以它被形象地称作“不管部”。 辅助性 秘书机构不同于决策机构，也不同于社会组织内其他业务性机构，既无权做出决策，也不是某方面的业务主管，其工作基本上是围绕领导班子或领导人的工作而从事一些辅助性活动。 秘书机构示例 二、秘书机构设置的原则秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必须遵循规范化、科学化原则。

（一）规范化原则 秘书机构必须依照有关法律法规来设置、增删和调整，不能凭主观随意。必须参照现有法律法规设置秘书机构。《宪法》规定：“一切国家机关实行精简的原则。”各级各类社会组织设置秘书机构必须遵循精简的原则。在人员编制上要保持人员的精干，定员、定编，裁减冗员，不滥设虚职和副职。在机构层次的划分上，要尽量简化层次。（二）科学化原则 1.组织结构要科学:秘书机构设置必须遵循组织管理的客观规律，设置合理的层次和部门，分管有关工作，不能随意增加层次、增设科室。要使其内部组织协调一致，形成一个职责分明、联络通畅、高效运转、服务便利的完美整体。从目前党政机构秘书机构设置的情况看，传统的事务性系统比较繁复，而适应新形势需要的智囊系统、信息系统还不够健全，发挥协调功能的协调系统也尚不完善，这些都需要不断调整和完善，使其达到最佳结构状态。2.职责确定要科学 秘书部门在确定工作职责和服务范围时，应考虑和相应的领导机构相适应，根据社会组织特点确定职责。比如权力机关的贯彻落实工作、监督机关的检查督促工作、业务部门的综合性工作等，要对工作职责作出科学的界定。同时还要考虑合理分配、力量均衡，避免造成忙闲不均、任务不定、无人管或人人管的不协调局面。

3.团队人员配备要科学 秘书团队群体的特征秘书团队要有共同的行动目标；每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务；有共同遵守的群体规范和行为标准；成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。 要能“优化”组合 “优化”包括两层意思： 一要异质结合，合理分工； 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。 秘书团队的“异质结合”（1） 类型结构优化 智囊型、秀才型、公关事务型、技术型 智能结构优化 有的侧重于理论知识 有的侧重于实践经验 不同的专业、行业知识 年龄结构优化 老秘书阅历丰富、功底深厚 中年秘书年富力强、判断准确 青年秘书精力旺盛、思维活跃 秘书团队的“异质结合”（2） 个性结构优化 协调的性格结构和相容的气质结构 避免同种气质类型 防止因相同相似思维方式、行为导致极端化倾向 性别结构优化 一般而言，男性长于逻辑思维，分析、比较、概括能力较强，有竞争性、独立性和支配性 女性长于形象思维，温文尔雅，感情细腻，善于体贴，有程序性、周密性 三、秘书机构的组织形式 单一制 分理制 综理制 类型 （一）综理制（二）分理制 （三）单一制（一）综理制综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。

是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。办公室 领导层 秘 书 科 文 书 科 机 要 科 档 案 科 调 研 科 信 访 科 …… 接 待 科 综理制，把秘书部门的办文、办会、办事等综合性职能和专业性职能结合在一起，由统一的办公厅（室）统筹安排，全面管理。 特点及要求：（1）结构较简单且权力集中，责任分明，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，并发挥整体功能。（2）对办公厅（室）负责人要求较高，要求负责人具有较强的全面统筹能力和组织管理能力；（3）秘书之间也不仅要有整体上的分工合作，而且还必须具备多方面的工作能力。 优点：综理制的组织形式把秘书工作集中到核心的秘书部门，因此可以及时迅速地进行信息反馈，尽快地为领导决策提供依据，既可缩短办事时间，又可节省人力、物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。 （二）分理制 分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。 领导层 办 公 室 信 息 处 信 访 办 调 研 处 档 案 室 接 待 处 督 办 处 …… 分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。

特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处，其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使复杂的办公机构加速运转。 分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。 （三）单一制单一制的秘书机构，采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。 四、各级各类秘书机构 根据组织类型的不同: 综理制、分理制、单一制 根据机构设置的时限: 常设秘书机构、临时性秘书机构 根据组织系统的不同: 党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企业系统、事业单位、人民团体等多种类别 根据管理层次的不同: 中央、省、市、县（区）等 国务院办公厅 秘 书 一 局 秘 书 二 局 秘 书 三 局 国务 院总 值班 室 督 查 室 电子 政务 办公 室 人 事 司 行 政 司 . . . 国务院的秘书机构国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。

国务院只设秘书长，不设办公厅主任。 省级政府机关的秘书机构 省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比较大。 省人 民政 府应 急管 理办 公室 新 闻 信 息 处 建 议 提 案 处 秘 书 处 督 办 处 政 务 公 开 处 人 事 处 保 卫 处 …... 监 察 室 老 干 部 工 作 处 行 政 处 综 合 一 处 综 合 二 处 XX省人民政府办公厅 （一）党政机关的秘书机构 1．中央级别党政机关：党中央和国务院分别设立办公厅。 2．省部级党政机关：省、直辖市、自治区党政机关也设办公厅，负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。 3．省辖市、厅、局、区、县级党政机关：市委、县委办公室和市政府、县政府办公室。市办公室下设科，县办公室下设股（组），负责人为办公室主任。 4．乡镇党政机关：设办公室负责全面工作。

（二）人大、政协、军委的秘书机构 全国代表大会、中央军委、全国政协常委会和地方人大、政协采用综理制设置秘书机构，由秘书长领导办公厅，负责综合承办日常工作，统辖下属局、处、室、科。 （三）企事业单位的秘书机构 一般参照党政机关设置办公室，具体负责本单位的秘书工作。中、大型企业分设党委办公室、厂长办公室、经理办公室；小型企业办公室只设若干个秘书职位；有些企业甚至设“党政工办公室。 事业单位中，较大的事业单位设两级秘书机构，如高等院校一般设校（院）、系（所）办公室，校（院）办公室再下设若干科室分管有关秘书工作。中型单位办公室下设组。较小的事业单位只设办公室。 （四）社会团体的秘书机构： 通常采用综理制，直接命名为“秘书处”。比如“中国高等教育学会秘书学专业委员会秘书处”。 （五）临时性秘书机构 临时性秘书机构指各级社会组织在实际工作需要时设置的非常设性秘书机构。主要有两种情况。 一种是为临时性领导工作服务的秘书机构。在某些重大活动或工作中，成立跨单位、跨地区、跨行业的临时秘书机构。如“2008年奥运会筹委会”、“2012年凉都消夏文化节组委会”。 另一种是为各种重要会议服务的秘书机构。视会议规模大小、工作多少，可分别采用综理制和分理制设置秘书机构。如各级党代会、人代会、政协会议、企业中的职工代表大会，一般设“秘书处”，由秘书长主持会务工作，秘书处人员从各组织临时选拔抽调，会议结束即告解散。